Rzeczy ważne, rzeczy pilne, czyli jak rozsądnie zarządzać swoim czasem

Nadeszła długo oczekiwana wiosna. To znaczy jest już od jakiegoś czasu, ale ostatnio temperatura nas nie rozpieszcza i jeszcze trochę się z nami „droczy”. Ale wszystko pięknie się zieleni, kwitnie, puszcza pąki. Uwielbiam tę różnorodność barw. Wiosna to czas porządków. I kolejny moment, aby spróbować coś w swoim życiu zmienić, posprzątać, rozpocząć na nowo.

W obecnych czasach wszystko dookoła pędzi z szybkością błyskawicy i ciężko wygospodarować czas na dodatkowe czynności. Dotyczy to zarówno sfery prywatnej jak i życia zawodowego. Nie odwiedzamy bliskich, bo nie mamy czasu. Na hobby też go nie starcza, bo ciągle jest jakiś deadline i coś nas goni. Jak w końcu mamy już wolną chwilę w weekend, to marzymy tylko o świętym spokoju. A tu ciągle ktoś czegoś od nas potrzebuje.

Zastanawialiście się kiedyś, dlaczego tak się dzieje? Myśleliście o tym, że może nie do końca umiecie ustawić priorytety? Czy na pewno „ważne” i „pilne” oznacza to samo? Wiecie, jak to rozróżnić? Jeżeli coś jest pilne, to znaczy, że termin realizacji jest bardzo bliski i musimy to zrobić niezwłocznie. Aby uświadomić sobie, czy dana rzecz jest pilna warto odpowiedzieć sobie na pytanie „ile czasu mam jeszcze na jej wykonanie”? Aby lepiej zobrazować ten przykład pomyślmy o rocznym rozliczeniu podatku. Przykry obowiązek, niestety nieunikniony. Tak, na początku roku jest to obowiązek ważny, ale jeszcze niepilny. Do końca kwietnia sporo jeszcze czasu. Tylko, że czas szybko płynie. I sytuacja zmienia się diametralnie ostatniego dnia kwietnia. Wtedy ten obowiązek staje się już super pilny. Zwłaszcza jak prowadzicie działalność gospodarczą i nie możecie liczyć na to, że z automatu Wasze rozliczenie zostanie zaakceptowane. Nawet bez Waszego udziału. I tego, ostatniego dnia kwietnia fundujemy sobie, zupełnie gratis, niepotrzebny stres. Zamiast w spokoju przygotowywać się do majówki, gorączkowo wypełniamy nasze rozliczenie, porządkujemy dokumenty, szukamy otwartej poczty lub przychodu za poprzedni rok, jeżeli wysyłamy rozlicznie przez internet.

Ważność oznacza zaś konsekwencje, gdy zadania nie wykonamy. I tak w przypadku niewysłania w terminie naszego zeznania podatkowego grożą nam poważne, nieprzyjemne i zupełnie niepotrzebne konsekwencje. Kara finansowa, konieczność kontaktu z Urzędem Skarbowym, składanie dodatkowych wyjaśnień. I zamiast wykorzystywać czas na przyjemności martwimy się o rzecz, którą wystarczyło tylko rozsądnie zaplanować.

W kwestii rozstrzygnięcia co ważne a co pilne nasz mózg nam nie pomaga. Większość ludzi chciałaby realizować tylko, albo w większości, rzeczy ważne i takie które mają znaczenie. Dla naszego mózgu jednak rzeczy pilne generują dużo większą reakcję emocjonalną. Nasz mózg będzie nam więc podpowiadał aby skupiać się na rzeczach pilnych. I pewnie w większości przypadków tak będziemy działać. A rzeczy ważne będą nam umykać, generować stres, wymuszać pracę po godzinach, ograniczać sen.

Z pomocą, w rozstrzygnięciu dylematu pilne-ważne, przychodzi nam generał Dwight Eisenhower. To słynny, amerykański dowódca wojskowy i 34 prezydent USA. Słynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również, a może przede wszystkim ze świetnego zarządzania własnym czasem. Jest on twórcą tzw. Macierzy Eisenhowera nazywanej również Polem/ Siatką/Systemem/Kwadratem Eisenhowera. Popularna jest również nazwa – Matryca Priorytetów. I chyba ta ostatnia najlepiej mi odpowiada.

Warto o niej pomyśleć, kiedy obejmujemy nowe stanowisko lub zostają nam przydzielone dodatkowe zadania. Również w życiu prywatnym jej proste zasady są niezwykle przydatne.

Zastanówcie się i oceńcie, w której ćwiartce są umieszczone Wasze zadania.

Eliminujcie rzeczy z ćwiartki IV, delegujcie te z III, planujcie zadania z II i, w końcu, realizujcie te z I. Rozplanujcie i świadomie zarządzajcie swoim czasem. To prosty, szybki i łatwy sposób, dający bezpośredni wgląd w listę zadań do wykonania.

Już dziś zacznijcie więc swobodnie i racjonalnie gospodarować własnym czasem. Dobierajcie samodzielnie priorytety, eliminujcie niepotrzebny stres. Powodzenia?